Il Garante privacy chiede maggiori tutele per la conservazione dei documenti informatici

Il Garante per la privacy, con provvedimento del 16 aprile 2020, ha fornito apposito Parere all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) sullo schema di “Linee guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti digitali”.

Lo schema sottoposto all’attenzione dell’Autorità, adottato in attuazione del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale, d.lgs. 82/2005), individua le regole tecniche e di indirizzo destinate a supportare i soggetti accreditati per l’erogazione del servizio di conservazione dei documenti informatici nella predisposizione di un piano per la migrazione dei dati che impedisca perdite di informazioni, sia nell’ipotesi di cessazione del servizio sia in quella di ritiro dell’accreditamento da parte dell’AgID.

Al fine di assicurare la corretta applicazione del GDPR. il Garante ha indicato la necessità di integrare in più punti lo schema del Piano di cessazione. Tra gli interventi richiesti, si evidenziano i seguenti: i) nel processo di cessazione deve essere coinvolto anche il responsabile per la protezione dei dati (c.d. DPO, “Data Protection Officer”); ii) il conservatore, che riveste il ruolo di responsabile del trattamento, è tenuto a determinati obblighi in materia di restituzione dei dati al produttore (titolare del trattamento); iii) il conservatore deve essere invitato a considerare, nell’“analisi dei rischi”, quelli connessi al trattamento dei dati personali, valutando anche la presenza di categorie particolari di dati personali (o “dati sensibili”) e di dati relativi a condanne penali e reati; iv) per il trasferimento degli archivi di conservazione, devono essere adottate misure di sicurezza idonee a fornire garanzie di riservatezza, integrità e disponibilità dei dati contenuti nei documenti; v) nel piano predisposto, il conservatore cessante deve indicare per quanto tempo verrà assicurata l’accessibilità dei documenti e definire modalità sicure per la cancellazione degli archivi di conservazione.

(Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento del 16 aprile 2020)