Nuove linee guida sulla Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

L’AGID, Agenzia per l’Italia Digitale, ha pubblicato lo scorso 11 settembre le nuove linee guida sulla Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che consolidano in un unico testo e aggiornano le regole tecniche concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici da parte delle pubbliche amministrazioni.

Le linee guida si compongono di un documento principale che enuncia la base normativa della materia e sei allegati che ne costituiscono parte integrante con contenuti tecnici più specifici e flessibili, idonei ad adeguarsi agevolmente all’evoluzione tecnologica.

Le prassi per la corretta gestione dei documenti informatici previste dalle linee guida costituiscono la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.

Assumono, inoltre, fondamentale importanza ai fini dell’assolvimento degli obblighi di pubblicità legale o trasparenza mediante pubblicazione su siti web istituzionali, laddove è necessario che sia garantita la conformità all’originale, l’autorevolezza dell’ente emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e perdurabilità nel tempo.

Affinché la gestione informatica dei documenti sia efficiente e sicura, è necessario che sia presidiata da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento ed effettuata secondo i principi generali applicabili in materia di trattamento dei dati personali anche mediante un’adeguata analisi del rischio.

La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi, le linee guida individuano le regole tecniche per lo svolgimento di una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.

Le Linee Guida sono entrate in vigore il 12 settembre 2020, ma si applicheranno a partire dal duecento settantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore.

(Linee guida sulla Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici)